Vous avez envoyé un 3e rappel et toujours aucun paiement ? Que faire des factures impayées ?
Vous avez envoyé un 3e rappel et toujours aucun paiement ? Que faire des factures impayées ?
Chaque entreprise y est confrontée tôt ou tard : un client qui ne paie pas ou qui ne réagit pas aux factures et aux rappels. Mais que faire de ces factures impayées ? Dans cet article, nous passerons en revue les outils disponibles pour contrôler et suivre les paiements afin d’obtenir malgré tout le règlement de factures impayées.
Une facture impayée. Que faire ?
C’est un fait : le client est au cœur de la plupart des entreprises. L’expression bien connue « le client est roi » vous est sans doute familière. En tant qu’entreprise, vous faites souvent tout ce que vous pouvez pour répondre au mieux aux besoins de vos clients, mais que faire s’ils ne paient pas ? C’est une situation désagréable évidemment. Heureusement, il existe plusieurs façons d’y remédier et même, dans une certaine mesure, de l’éviter.
Commencez par la prévention et protégez-vous contre les factures impayées.
Avez-vous déjà revu vos conditions générales ?
Si vous rencontrez régulièrement des problèmes de factures impayées, il est utile de parcourir à nouveau vos conditions générales et d’y ajouter un certain nombre de dispositions qui ne s’y trouveraient pas encore. Voici quelques exemples de mesures éventuelles à reprendre dans vos conditions contre les mauvais payeurs.
- Les intérêts de retard et les frais de rappel auxquels s’attendre en cas de retard de paiement.
- Une clause de réserve de propriété qui garantit que vous restez propriétaire des biens livrés jusqu’au paiement de l’intégralité de la facture.
- Il est aussi conseillé de prévoir un passage sur l’exigibilité dans lequel vous précisez qu’en cas de défaut de paiement d’une facture, toutes les autres factures deviennent exigibles, même si leur échéance n’est pas encore atteinte.
Utilisez une facture pro forma ou demandez un acompte.
Cela vous paraîtra peut-être évident, mais vous pouvez éviter une proportion importante de vos factures impayées en procédant de manière proactive. Par exemple, en demandant un paiement anticipé à vos clients via une facture pro forma. Cette solution n’est pas possible pour toutes les entreprises puisque le coût total, dans le secteur des services par ex., est seulement établi au terme de la prestation. Dans ce cas, il est possible de demander un acompte de sorte qu’une partie de votre facture soit déjà payée.
Qu’est-ce qu’une pro forma ? Pro forma est un terme latin qui se traduit littéralement par « pour la forme ». Il s’agit d’une facture provisoire reprenant les informations relatives aux produits ou services que votre entreprise va fournir. Généralement, une telle facture est envoyée pour demander un paiement anticipé au client. Après réception du paiement, le client reçoit une facture ordinaire avec la mention « Montant reçu le – date de réception du paiement ».
Consultez les ratios financiers de vos relations commerciales.
En vous informant de la situation économique et financière de vos clients, vous obtenez assez vite une idée de leur capacité de payer vos factures à court et à long terme. Si votre entreprise rencontre des difficultés de paiement, il est logique de payer d’abord les factures des dettes les plus urgentes, comme celles des services d’utilité publique. Pour consulter rapidement la situation financière d’une entreprise, vous trouverez auprès de Trends Top des tableaux de bord clairs et des outils pratiques.
Vous préférez vous en charger vous-même ?
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Impossible d’éviter la facture impayée par la prévention ? Que faire ?
La prévention n’est pas à toute épreuve, mais quelle est alors l’étape suivante ? Chaque entreprise applique un peu sa propre méthode ; certaines envoient un rappel de paiement au client avec le courrier suivant ou un rappel par courrier ou par mail après la date d’échéance de la facture initiale. Un premier rappel amical, en quelque sorte. Il est toujours possible que la facture ait été perdue de vue par accident.
Lorsque les rappels amicaux n’ont rien donné, l’étape suivante est la sommation (mise en demeure juridique). Il est préférable de l’envoyer par recommandé avec accusé de réception et avec une copie des documents éventuels relatifs à la facture impayée. Précisez une échéance pour le paiement et mentionnez qu’à défaut de recevoir le paiement, le dossier sera transmis à une agence de recouvrement, un huissier ou un avocat et que le client devra supporter les frais inhérents à ces services.
Il est toujours possible de convenir d’un plan de paiement avec le client. Dans ce cas, veillez à tout définir clairement par écrit dans un document à faire signer par le client.
Si la facture reste malgré tout impayée, une seconde mise en demeure est possible. En l’absence de réaction, il ne subsiste plus qu’une seule possibilité : une procédure devant le tribunal du commerce de l’arrondissement figurant dans vos conditions générales. Si vous obtenez gain de cause à l’issue de cette procédure, le jugement permettra à un huissier de contraindre le client au paiement de la facture. Cependant, cette procédure est longue et présente un coût qu’il vaut mieux éviter.
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