Rappel nummer 3 de deur uit en nog steeds geen betaling binnen? Wat te doen met onbetaalde facturen.
Rappel nummer 3 de deur uit en nog steeds geen betaling binnen? Wat te doen met onbetaalde facturen.
Iedere onderneming maakt het wel eens mee, een klant die niet betaald of reageert op facturen en rappels, maar wat doe je met deze onbetaalde facturen? In volgend artikel overlopen we samen welke mogelijke hulpmiddelen er zijn om betalingen te monitoren en op te volgen zodat openstaande facturen toch worden betaalt.
Een onbetaald factuur. Wat nu?
Zoals je weet staat in de meeste bedrijven de klant centraal. Het gezegde “klant is koning” zal je dan ook niet vreemd in de oren klinken. Als onderneming doe je er vaak alles aan om de behoeften van je klanten zo goed mogelijk in te vullen, maar wat als er hij of zij niet betaalt? Geen leuke situatie natuurlijk. Gelukkig zijn er verschillende manieren om dit op te lossen of zelfs tot op zeker hoogte te voorkomen.
Start met preventie en bescherm jezelf tegen openstaande facturen.
Heb je al eens nagedacht over je algemene voorwaarden?
Wanneer je op regelmatige basis problemen ondervindt met onbetaalde facturen kan je best nog eens je algemene voorwaarden doornemen en een aantal zaken toevoegen indien deze er nog niet zouden instaan. Hieronder enkele voorbeelden van maatregelen die je kan opnemen in je voorwaarden tegen wanbetalers.
• De te verwachten nalatigheidsinteresten en eventuele aanmaningskosten wanneer niet tijdig wordt betaalt.
• Een clausule eigendomsvoorbehoud dat ervoor zorgt dat je eigenaar blijft van de geleverde goederen totdat het volledige factuur is betaalt.
• Ja kan ook best een stukje over opeisbaarheid voorzien waarin je aanhaalt dat wanneer er sprake is van wanbetaling alle overige facturen opeisbaar worden, zelfs indien ze nog niet vervallen zouden zijn.
Maak gebruik van een pro forma factuur of vraag om een voorschot.
Het is misschien voor de hand liggend, maar je kan een groot deel van je onbetaalde facturen voorkomen door proactief te werk te gaan. Zo kan je klanten vooraf laten betalen doormiddel van een pro forma. Dit is niet voor elke onderneming een mogelijk oplossing aangezien de totale kost bv. In de dienstensector pas achteraf echt vastligt. In dit geval kan je om een voorschot vragen zodat alvast een deel van je factuur wordt betaalt.
Wat is een pro forma? Pro forma is Latijns en wordt letterlijk vertaald naar “voor de vorm”. Het is een voorlopige factuur met informatie over de producten of diensten die ja als onderneming gaat leveren. Zo’n factuur wordt vaak verstuurd om de klant om een voorafbetaling te vragen. Nadat de betaling binnen is zal de klant een normaal factuur ontvangen met de melding “Bedrag voldaan op – datum dat de betaling werd ontvangen-“.
Bekijk de financiële ratio’s van je zakenrelaties.
Door te gaan kijken naar de financieel-economische situatie van je klanten vorm je al snel een beeld of deze aan betalingen op zowel korte als lange termijn zal kunnen voldoen. Wanneer je als bedrijf betalingsmoeilijkheden hebt is het logisch dat je eerst de facturen voor de dringendste schulden zal betalen zoals die van de nutsvoorzieningen. Wil je snel de financiële situatie van een onderneming raadplegen dan kan je bij Trends Top terecht voor overzichtelijke dashboards en handige tools.
Ga je liever zelf aan de slag?
Lees dan zeker even volgende artikels met extra informatie over de financiële analyse.
Het onbetaald factuur niet kunnen voorkomen door preventie? Wat nu?
Niet alles kan vermeden worden doormiddel van preventie, maar wat is dan de volgende stap? Iedere onderneming heeft een beetje zijn eigen manier van werken, sommigen voorzien de klanten van een betalingsherinnering bij het volgende contact of een rappel via post of mail na vervaldatum van de initiële factuur. Een eerste vriendelijke reminder bij wijze van spreken. Het is altijd mogelijk dat ze het factuur per ongeluk uit het oog verloren zijn.
Wanneer de vriendelijke herinneringen niets hebben geholpen is de volgende stap een aanmaning (juridische ingebrekestelling). Deze verstuur je best aangetekend met ontvangstmelding en met een kopie van eventuele documentatie die betrekking hebben tot de onbetaalde factuur. Je geeft best een deadline mee en de melding dat wanneer je geen betaling ontvangt je het dossier aan een incassobureau, deurwaarder of advocaat bezorgt waarbij de klant opdraait voor de kosten die hiermee gepaard gaan.
Je kan ook steeds samenzitten met de klant om een afbetalingsplan op te stellen. Zorg hierbij wel dat je alles goed en duidelijk op papier vermeldt en laat dit ondertekenen door de klant.
Blijft de factuur nog steeds onbetaald dan kan je nog een tweede ingebrekestelling doen. Heeft deze geen effect dan is er nog maar 1 mogelijkheid en dat is een procedure voor de rechtbank van koophandel van het rechtsgebied dat je hebt vermeld in je algemene voorwaarden. Haal je je gelijk bij deze procedure dan kan een gerechtsdeurwaarder met het vonnis de klant dwingen om de factuur te betalen. Deze procedure is echter van lange duur en draagt een kostenplaatje dat je liefst vermijdt.
Wil je graag beschikken over direct toegankelijke informatie in verband met betalingservaringen, kredietwaardigheid en eventuele juridische incidenten om zo financiële risico’s te vermijden? Dan kan je terecht bij Trends Pro waar we dankzij de systematische verwerking van officiële publicaties u elke dag, op een overzichtelijke manier, op de hoogte kunnen houden van de evoluties bij de Belgische ondernemingen.